Robot tar över 120 arbetsmoment

Kategorier: Aktuellt och Nyheter.

Effektiv. Lunds kommun har påbörjat ett arbete med att identifiera arbetsmoment som kan effektiviseras av smarta programvaror.

Vilka arbetsuppgifter går att automatisera? Det frågade Lunds kommuns IT-avdelning chefer och medarbetare i organisationen. Resultatet: över 120 processer identifierades i en förstudie.

–Vi har egentligen bara skrapat på ytan, konstaterar IT-chef Åsa Melvanius.

Arbetsmoment möjliga att automatisera stod att finna på samtliga kommunens elva förvaltningar. Effektiviseringen ska ske genom så kallad Robotic Process Automation (RPA).

–Inom processtunga verksamheter som HR och ekonomi finns det kanske något mera att hämta än på andra förvaltningar. Vi körde faktiskt vårt pilotprojekt på ekonomiavdelningen, berättar hon.

Piloten handlade om en delprocess i kommunens e-handelsflöde. Här är problemet att om det inte görs leveransgodkännanden på rätt sätt stoppas hela processen upp.

– Då får vi inte iväg kommunens fakturor för betalning. Och då får våra ekonomer sända ut fakturorna manuellt, upp till 100 fakturor i veckan.

Hon understryker att RPA inte är ett förstahandsval när det gäller effektivisering ”det är lite som att lappa och laga”.

– I första hand ska vi ha system som leverera tjänsterna felfritt. I andra hand gäller det att automatisera och integrera återkommande flöden. I tredje hand är det motiverat att använda RPA som ett enkelt sätt att lösa återkommande problem.

Nu upphandlar Lund en kommungemensam processautomationsplattform. Det är främst delprocesser som kommer att automatiseras, inga processer som innefattar myndighetsbeslut.

– Vi hoppas få nöjdare medarbetare och ett bättre nyttjande av den kompetens som finns. Vi hoppas också kunna öka medborgarservicen genom att snabbare handlägga ärenden och frigöra tid för mer personlig service i ärenden som kräver detta, kommenterar Åsa Melvanius förändringarna på kommunens hemsida.

Några exempel på arbetsmoment lämpliga för RPA:

  • Bevakning av skolplikten
  • Återansökan av ekonomiskt bistånd
  • Schemaläggning av vårdpersonal
  • Återlån på biblioteket
  • Generera anställningsintyg
  • Kassaavstämningar


Text: Thomas Pettersson