Pappersfritt sparar tid och pengar
LAGÄNDRING. Nu slipper kommunerna hantera stora mängder pappersmaterial under lång tid.
En lagändring med möjlighet att säga hej då till papperskvitton öppnar för en smidigare och mer ändamålsenlig arkivering. RKR arbetar nu med att uppdatera sina rekommendationer.
– Nu kan kommunerna dra full nytta av de moderna affärssystem som finns i dag, säger redovisningsspecialisten Marcus Johansson.
Den 1 juli 2024 trädde en ändring av bokföringslagen i kraft och det blev därmed möjligt för svenska företag att slopa sina papperskvitton och i stället arkivera kvitton digitalt. En förändring länge efterlängtad av företag och redovisningsbranschen. Lagen kan även ha effekt på kommuner och regioner.
Marcus Johansson
– Därigenom slipper kommunerna hantera stora mängder pappersmaterial under lång tid, säger Marcus Johansson, ordförande i expertgruppen i RKR – Rådet för kommunal redovisning. Han är också redovisningsspecialist på Aspia, med särskilt fokus på svensk redovisning för kommuner, regioner och bolag.
– En ny version av RKR:s rekommendation R1 kommer snart, säger han.
DEN NYA lagen gäller i stort sett på samma sätt för kommuner och regioner som för företag. Det är ingen skillnad mellan bokföringslagen och lagen om kommunal bokföring och redovisning när det gäller reglerna för arkivering.
– Däremot gäller även arkivlagen för kommuner och regioner men inte för företag, säger Marcus Johansson. Han känner inte till någon beräkning som visar hur stor besparing som kommuner och regioner kan göra, men det har räknats på hur mycket som företag kan spara genom lagändringen.
– Enligt den undersökning som genomförts i utredningen om enklare regelverk för mikroföretagande och en modernare bokföringslag uppgår de beräknade förenklingsvinsterna till 3,9 miljarder kronor per år för företagen i Sverige, säger han.
Samtidigt finns det risker eller fallgropar att vara uppmärksam på. Andra lagar kan ha andra krav på vad som måste arkiveras och hur länge. Det kan också finnas skrivningar i avtal om exempelvis EU-bidrag som kommunen måste beakta, poängterar Marcus Johansson.
– Om man är osäker är det bra att kontakta kommunens arkivarie, säger Marcus Johansson.
I DEN nya lagen står det att överföringen av räkenskapsinformation ska göras på ett sätt som inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner och att man ska säkerställa en tillräcklig intern kontroll.
– Just frågan om intern kontroll är intressant. Hur säkerställer kommunen att ett inskannat kvitto inte används flera gånger eller av flera personer, nu när kravet på originalkvitto på papper försvinner?
Marcus Johansson upplever inte några nackdelar med reformen men har ett viktigt medskick till ekonomifunktionerna:
– Håll koll på RKR:s rekommendationer! RKR:s Rekommendation R1 om bokföring och arkivering ger vägledning i dessa frågor, och arbetet med att uppdatera den pågår, så en ny version är alltså på väg inom kort, säger Marcus Johansson.
TEXT: BJÖRN DICKSON
Gillade du artikeln?
Det här är en artikel ur vår medlemstidning Kommunal Ekonomi, som är landets ledande tidning inom kommunal ekonomi. Du som är medlem får tidningen i brevlådan eller digitalt sex gånger per år. Det går även att prenumerera på tidningen. Läs mer på Tidningen Kommunal Ekonomi.
