Budgetdokumentet går att vässa

En sammanfattning, bättre finansiell analys, och samma struktur som i årsredovisningen. Det är några förbättringar som skulle göra det lättare att läsa och arbeta med budgetar.

---

TEXT: LARS GUNNAR WOLMESJÖ

Jag tror det är viktigt att våra beslutsfattare känner igen sig i dokumenten och då måste budget, delårsrapport och årsredovisning bygga på samma struktur, säger KEF:s Hans Peterson.

Kommunsektorns budgetdokument har inte utvecklats lika mycket som årsredovisningarna. Det försöker Kommunforskning i Västsverige (KFi) råda bot på i en ny studie.

Hans Peterson, forskare på KFi och välkänd föreläsare i KEF, har utfört arbetet. Han läste först 30 budgetar för perioden 2022–2024, varpå ett urval från åtta kommuner och två regioner djupstuderades.

Han påpekar att det inte ger en statistiskt säker bild av praxis, men han anser urvalet vara tillräckligt för att identifiera frågeställningar och ge förslag på förbättringar.

Om vi börjar med det som är bra: För vad vill du mest berömma kommunerna?

– Positivt är att kommunerna lever upp till kommunallagens krav kring vad ett budgetdokument ska innehålla. Några kommuner och regioner har gjort goda omvärldsanalyser. En del redovisar också intressanta analyser av kommunens investeringar, svarar Hans Peterson.

MED DET sagt, finns det mycket som kan utvecklas i dagens budgetdokument. Struktur och innehåll behöver förbättras och synkroniseras med årsredovisningen. Särskilt märkligt är att det inte i något av de långa budgetdokumenten fanns en sammanfattning. En sådan inte bara underlättar läsning utan kan också ge en snabb helhetsbild av budgetens innehåll.

– Strukturen är för svag i många dokument. Den måste utvecklas och kommuniceras bättre med läsanvisningar. Även layout, språk, tabeller och diagram kan förbättras. Innehållsförteckning och politisk kommentar bör också ses över.

Det är viktigt att vara klar över målgruppen när budgeten upprättas. Dokumentets primära mottagare är fullmäktige, som ska fastställa budgeten. Allmänheten har rätt till samma information, men då kan förklaringar krävas som riskerar att överlasta politikernas beslutsunderlag. En lösning kan vara att göra en populariserad version för en bredare läsekrets.

Generellt är det för mycket beskrivning och för lite analys i budgeten. En enkel förbättring är exempelvis att använda samma finansiella analysmodell som i årsredovisningen. Det främjar lärande hos politikerna, och det underlättar uppföljningar.

Känslighetsanalys bör också utvecklas för att belysa möjligheter och risker, som att visa vad resultatet blir efter en viss procentuell förändring av skatteintäkter. Kalkylerade förutsättningar, exempelvis vilka löneökningar som ingår, bör också redovisas.

STUDIEN INNEHÅLLER en särskild bilaga med exempel på en budget som synkroniserar med årsredovisningen. Hans Peterson ser flera fördelar med att låta budgetens struktur följa årsredovisningen.

– Jag tror det är viktigt att våra beslutsfattare känner igen sig i dokumenten och då måste budget, delårsrapport och årsredovisning bygga på samma struktur. Det ska vara lätt att hitta, till exempel ska beslutade mål finnas under samma avsnitt oavsett rapport.

Han efterlyser just också tydligare målstyrning i budgeten, med mål som går att följa upp och som inte bara är ”visioner”.

Rapporten finns tillgänglig på KFi:s webbplats (sök efter U-rapport-114). Under vår och höst håller KFi och KEF seminarier för att diskutera studiens slutsatser.

– Tanken är att skapa diskussion kring hur vi upprättar mer kvalitativa budgetdokument. 

Viktiga resultat i KFi:s budgetstudie

• De tio studerade budgetarna innehöll i snitt 65 sidor. Med stor variation – från 28 till 201 sidor.
• Samtliga granskade kommuner levde upp till kommunallagens krav på budgeten.
• Bara hälften av budgetdokumenten innehöll finansiella analyser.
• Sammanfattning saknades i samtliga budgetar.
• Ingen granskad kommun upprättade en budget för kommunkoncernen.

Att synka budget och årsredovisning

• Ställ upp räkenskaperna enligt samma mall i bägge dokumenten.
• Infoga samma finansiella analysmodeller i budgeten som finns i årsredovisningen.
• Utgå från förvaltningsberättelsen när budgetdokumentet struktureras.
• Även budgeten bör innehålla information om redovisningsprinciper, särskilt vid avvikelser från lagar och normer.