Så använder Jönköping redovisningen för smartare beslut
René Rizzo och hans team analyserar löpande siffror och nyckeltal för att säkerställa rätt användning av resurser i Jönköping.
För René Rizzo, ekonomichef på utbildningsförvaltningen i Jönköpings kommun, och hans medarbetare spelar redovisningen en stor roll i den dagliga verksamheten. Det allra viktigaste på en stor förvaltning är att hålla koll på personalkostnaderna.
Med ansvar för all utbildning från förskola till vuxenutbildning, Kulturskolan, Upptech samt arbetsmarknadsinsatser i en kommun med närmare 150 000 invånare är det ingen liten förvaltning René Rizzo är ekonomichef för. Till sin hjälp har han bland annat tio ekonomer som huvudsakligen jobbar med förskola (två), grundskola (två), fakturahantering (två), statsbidrag och central förvaltning samt två ekonomistrateger.
Exempelvis har kommunen 100 förskolor som delats in i 29 områden och leds av 29 rektorer. Samtidigt som redovisningen är ett oumbärligt verktyg i verksamheten är lagar och regler som den lyder under inte alls periodmässigt anpassade efter skolan som bygger på läsår i stället för kalenderår.
– Redovisningen lirar inte alltid med styrningen. Man kan säga att det ställs krav som avviker från våra behov och gör att vi ständigt måste tänka på det, säger René Rizzo.
Det gäller till exempel periodiseringsfrågor, projektknutna statsbidrag, EU-projekt inom Erasmus eller EFS-projekt.
– Där måste man ta höjd för att projekten kan fortsätta efter ett årsskifte och sträcka sig in i vårterminen. Liknande problem finns inom högskolevärlden där projekt kan rulla på i flera år, säger René Rizzo.
Det ställs stora krav på en redovisning som ska ge ett så bra underlag som möjligt för styrning av en verksamhet. Avgörande för kvaliteten är enligt René Rizzo en kombination av arbetsinsats, disciplin och stringens.
Därför är kraven på hur redovisningen ska gå till omfattande. I Jönköpings kommun använder man en kodplan där kodsträngen består av sju olika delar (ansvar, konto, verksamhet, aktivitet, projekt, objekt och motpart).
– Att man väljer rätt kostnads- eller intäktsställe och konterar rätt verksamhet har stor påverkan på hur bra rapporterna blir som vi använder för uppföljning, analys och beslut. Det är också viktigt för att kunna spåra en enskild post, säger René Rizzo.
Annorlunda uttryckt: kvaliteten i styrningen blir aldrig bättre än kvaliteten i redovisningen. Det krävs konsekvens och disciplin i konteringen för att rapporterna ska vara tillförlitliga som beslutsunderlag.
– Ekonomerna träffar våra rektorer i princip varje månad och gör uppföljningar av rapporter. Då har vi också tillgång till andra data. Från BI-systemet kan vi ta fram antal årsarbetare, arbetade timmar och antal barn eller elever, säger René Rizzo.
Om en rapport innehåller ett prognostiserat resultat som avviker från budget kan det bli aktuellt att vidta åtgärder. När det gäller personalkostnader kan det vara svårt att vidta åtgärder på kort sikt när man har satt en viss organisation för läsåret. Och lokaler som det tar tid att göra sig av med.
– Då får man titta på vad som är möjligt i övrigt på kostnadssidan som läromedel, vikarier och timanställda. På en utbildningsförvaltning är personal den största och viktigaste kostnadsposten att hålla koll på, säger René Rizzo.
Jönköping har, precis som många andra kommuner, på grund av minskade barnkullar ett behov av att anpassa sin kapacitet till den demografiska utvecklingen. En fastighet som använts som förskola har avyttrats och troligen behöver fler åtgärder vidtas framöver.
– Det är svårt att bedöma hur antalet elever utvecklas över tid. Vi vet att barnkullarna har minskat och troligen kommer att fortsätta minska, men samtidigt är Jönköping en kommun som växer och nya familjer flyttar hit, säger René Rizzo.
Även revisionen spelar en viktig roll på förvaltningen. Räkenskapsrevisionen för att den talar om ifall rapporteringen ger en rättvisande bild av resultatet. Den ger också möjlighet till att granska de interna kontrollerna och hur väl resurserna används.
– Men jag skulle vilja säga att det är verksamhetsrevisionen som skapar mest mervärde. Den ger oss lärdomar, pekar på saker som kan förbättras och har därmed en starkt styrande effekt, säger René Rizzo.
De externa yrkesrevisorerna från EY som kommunen anlitar har bland annat tittat närmare på hur förvaltningen jobbar med demografiska förändringar.
– Vi har och kommer att anpassa våra arbetssätt efter de råd vi får från revisorerna, bland annat genom att försöka minska överkapaciteten och att koncentrera verksamheten till färre enheter när antalet elever minskar, säger René Rizzo.
Svårast att planera är förskolan. Efter sommaren börjar de flesta nya barnen i september, men en del föräldrar väljer att låta barnen vara hemma längre och börjar först i november.
– Vi vet att det kommer ytterligare barn under hösten, men inte exakt hur många eller när. Hittills har rektorerna gjort egna prognoser, men framöver ser jag att ekonomerna kan bidra mer aktivt genom att stötta med statistik och kvalitativa underlag för att öka träffsäkerheten, säger René Rizzo.
Andelen friskolor i Jönköping är låg jämfört med många andra kommuner och kommunen har ett bra samarbete med de som finns.
– De påverkar vårt arbete mest när det gäller resurstilldelning genom att vi måste ta höjd för att friskolorna ska få samma tilldelning. Det ska vara lika villkor och hög transparens så att det går att granska. Det är viktigt, säger René Rizzo.
TEXT: THOMAS ÖSTBERG FOTO: JÖNKÖPINGS KOMMUN
Gillade du artikeln?
Det här är en artikel ur vår medlemstidning Kommunal Ekonomi, som är landets ledande tidning inom kommunal ekonomi. Du som är medlem får tidningen i brevlådan eller digitalt sex gånger per år. Det går även att prenumerera på tidningen. Läs mer på Tidningen Kommunal Ekonomi.
